Туманов Г.Е. - Visio 4.0 Практическое руководство

Связь с другими приложениями

Связи относятся к другим файлам, так что они не требует больших затрат на поддержание. Ссылка на файла состоит из полного пути к файлу на диске. Если файл переименован, удален, или перемещен к другую папку, Visio не может найти файл для обновления связанного объекта, и вам придется изменить связь, чтобы обращаться к файлу в новом месте, или отменить связь, если файл больше не существует.

Например, если вы скопируете рисунок и связанные с ним файлы на другой компьютер, Visio будут неспособен обновлять связанные объекты, если только все файлы не скопированы в те же самые папки (или относительно), как на вашей системе .

Если программа, в которую вы хотите передать информацию, не поддерживает копирование и вставку или соединение и встраивание, то Visio поддерживает импорт и экспорт.

Импортирование переводит файл другого формата в рисунок Visio. Visio создает область в рисунке, чтобы ввести импортированную информацию. Вы можете импортировать в рисунок Visio полный файл.

Visio может импортировать файлы в следующих форматах:

- Adobe Illustrator File Format (.AI);

- Computer Graphics Metafile (.CGM);

- CorelDraw Drawing File Format, версии 3.0, 4.0 и 5.0 (.CDR);

- Encapsulated PostScript (.EPS);

- Initial Graphics Exchange Specification (.IGS);

- Macintosh Picture File Format (.PCT);

- Micrografx Designer Version 3.1 File Format (.DRW);

- Tag Image File Format (.TIF);

- Windows Bitmap (.BMP, .DIB);

- Windows Metafile (.WMF);

- ZSoft PC PaintBrush Bitmap (.PCX).

Примечание. Вы можете импортировать и конвертировать ABC FlowCharter и CorelFlow файлы в Visio используя команду Open в меню File. Если вы используете Visio Technical, можно также конвертировать в формат Visio файлы AutoCAD.

Visio может экспортировать файлы в следующие форматы:

- Adobe Illustrator File Format (.AI);

- Computer Graphics Metafile (.CGM);

- Encapsulated PostScript (.EPS);

- Initial Graphics Exchange Specification (.IGS);

- Macintosh Picture File Format (.PCT);

- Tag Image File Format (.TIF);

- Windows Bitmap (.BMP, .DIB);

- ZSoft PC PaintBrush Bitmap (.PCX).

Для файлов, импортированных с применением фильтра, вы можете управлять некоторыми аспектами отображения файла в рисунке. Когда вы импортируете такой файл, Visio показывает диалоговое окно Graphic Import.

Установки графического импорта:

Retain Gradients – сохраняет градиент заполнения.

Retain Background – сохраняет фон, указанный в первоначальной программе, создавая прямоугольник такого же цвета.

Emulate Line Styles – рисует толстые или скопированные линии как многоугольники для более точного представления вместо использования стиля линии и возможностей драйвера принтера.

Normal – Использует цвета точно так, как определено в файле изображения.

Inverse – Инвертирует все цвета. Например, черный становится белым а белый становится черным, чтобы создать эффект фотонегатива.

Inverse Grays Only – Инвертирует только черный, белый, и серый; все другие цвета сохраняют их первоначальный цвет. Это полезно для подчеркивания штриховки или образцов.

Gray Scale – Конвертирует все цвета к оттенкам серых.

Inverse Gray Scale – Конвертирует все цвета к оттенкам серых и затем инвертирует их, чтобы создать эффект черно-белого негатива.

И связывание и внедрение устанавливает активную связь между программой, которая создает OLE-объект, и OLE-контейнером. Когда вы внедряете или связываете объекты, документ содержит или ссылается на данные, созданные в других программах. Вы можете редактировать эти данные внутри документа. Например, вы создали рисунок схемы организации в Visio. Связывая или внедряя схему организации в OLE-контейнер, вы можете модернизировать схему внутри его.

Примечание. Visio поддерживает OLE 2, который позволяет вам редактировать объект в Visio на месте и перетаскивать объекты из одной программы в другую.

Если вы должны использовать одну и ту же информацию в нескольких документах, и важно, чтобы использовалась самая современная версия, связывание информации лучше внедрения. Связанная информация может быть обновлена каждый раз, когда открывается документ, содержащий ссылку на исходные данные. Любые изменения, сделанные в первоначальном файле, появляются в документах, связанных с ним.

Связанная информация может требовать немного больше осторожности в обращении, чем встроенная информация, потому что первоначальный файл должен быть доступен для контейнерной программы, чтобы модернизировать информацию. Если первоначальный файл переименован или перемещен в другую папку, связь с документом должна быть обновлена. Это также означает, что, если вы копируете связанный документ в другую систему, то нужно также копировать и первоначальный файл, и возможно также вам придется изменить связь. Это придется сделать, когда документ первый раз открывается в той системе.

Visio может связывать или внедрять информацию любых OLE-объектов Windows. Информация из Visio может быть связана или внедрена в любую программу Windows, которая поддерживает OLE. Подробнее относительно способностей конкретных программ к связыванию и внедрению объектов, см. их документацию.

Примечание. Если вы хотите воспользоваться преимуществом OLE, удостоверитесь, что ваша система имеет достаточно RAM для программы OLE-объекта и контейнерной программы, чтобы запустить их одновременно.

Чтобы включить рисунок Visio в Lotus Notes, вы внедряете его как строку базы данных Notes.

Кроме того, используя рисунок Visio, встроенный в Lotus Notes, вы можете использовать Notes/FX, который позволяет Visio и Lotus Notes передавать данные туда и обратно.

Вы можете:

- Записывать информацию из шейпов Visio, пользовательской формулы или окна Properties в поля Lotus Notes.

Например, можно комбинировать Lotus Notes и Visio прослеживая процессы компании, такие как создание спецификаций и т.д. Делать это настолько удобно, насколько возможно в Lotus Notes. Вы встраиваете диаграмму Visio в каждый процесс. Затем создаете таблицу, которая показывает только названия процессов (которые являются данными, записываемыми Visio в Lotus Notes). Любой, кому нужно видеть процесс, может щелкнуть по названию схемы чтобы увидеть встроенную диаграмму Visio. Тогда, чтобы редактировать ее, пользователь может дважды щелкнуть по диаграмме Visio для запуска Visio.

- Читать данные из полей Lotus Notes и просматривать их в Visio.

Например, вы можете с помощью полей данных Lotus Notes автоматически обновлять графики Visio.

Примечание. Lotus Notes версии 3.x использует OLE 1. Поэтому вы не сможете редактировать объекты на месте или динамически передавать данные туда и обратно между Visio и Lotus Notes. В OLE 1, данные передаются между программами, когда из программы завершаются или когда вы выбираете Update в меню File.

Вы можете конвертировать внедренные или импортированные метафайлы Windows в группу или шейп Visio. Если связанный или внедренный объект представлен метафайлом, можно также конвертировать объект в группу или шейп Visio, тогда не будет проблем при разрыве связи объекта с первоначальным файлом и со способностью редактироваться в первоначальной программе.

Вы можете конвертировать метафайл в группу или шейп Visio двумя способами:

- чтобы сохранить отношения шейпов друг к другу, используйте для превращения метафайла в группу Visio команду Convert To Group в меню Shape;

- чтобы выделить метафайлы в индивидуальные шейпы, используйте команду Ungroup. Вы не должны конвертировать метафайлы в группу перед их разгруппировыванием.

Примечание. Метафайл может содержать в качестве компонента двоичный образ, поскольку компонент, или метафайл может состоять исключительно из двоичных образов. Двоичный образ не может быть конвертирован в шейп Visio. Однако, метафайл, который состоит из отдельного двоичного образа обычно, хранит его в сегментах. Когда вы конвертируете такой метафайл в шейп Visio, каждый сегмент метафайла становится отдельным двоичным образом, и лучше всего конвертировать метафайл в группу, чтобы держать двоичные образы вместе.

Вы можете форматировать объекты другого приложения следующими способами:

- можно применять стиль линии или атрибуты для изменения вида границы объекта. Например, вы могли бы выбирать отличающуюся схему для вложенных или связанных объектов, чтобы показать, что они могут быть отредактированы из рисунка;

- можно применять стиль или атрибуты закраски, чтобы изменить образец или цвет закраски объекта. Чтобы видеть цвет и образец закраски объекта, должно оставаться некоторое пустое место между объектом и его границей.

Вы можете конвертировать некоторые внедренные объекты в другие форматы файла, если программа внедренного файла поддерживает другой формат. Можно также определить, что объект появляется в виде иконки, выбирая Display As Icon.

Для преобразования внедренного объекта в другой формат:

1. Выберите внедренный объект для преобразования.

2. В меню Edit выберите команду конвертирования.

Обычно это команды подменю Convert on the <OLE объект>.

Вы можете внедрять шейпы из рисунка Visio в другой документ, копируя их в буфер, а затем вставляя их в контейнерную программу.

Вы можете также включать шейпы Visio, перетаскиванием их в другую программу-контейнер OLE 2. Подробнее см. Перетаскивание объектов Visio в другие приложения.

Для внедрения выбранных шейпов в другой документ:

1. Выберите на рисунке шейпы, которые вы хотите включить в другой документ.

2. В меню Edit выберите Copy или щелкните по кнопке Copy на панели инструментов.

Даже если вы закончили использовать Visio, не закрывайте его. Для включения шейпов другая программа нуждается в информации, которая может быть получена быстрее, когда Visio еще запущен.

3. В другой программе покажите документ, в который вы хотите внедрить шейп.

4. Выберите команду, которая используется в этой программе для внедрения объектов.

Обычно это команда Paste в меню Edit, но это может быть и Paste Special, Paste Object или команда, специфическая для этой программы. Подробнее см. документацию OLE для этой программы.

Если вы хотите использовать полную страницу рисунка Visio в другом документе, вы можете включить страницу почти тем же способом, как включаются выбранные шейпы, или можете связать файл Visio, содержащий страницу, с другим документом.

Для связывания или внедрения рисунка в другой документ:

1. Убедитесь, что на странице ничего не выбрано.

Если какие-то шейпы выбраны, Visio свяжет или внедрит в другой документ только их, а не целый рисунок.

2. Если вы собираетесь создать связь с рисунком, а не включить его копию, сохраните файл рисунка.

Так как связь состоит из ссылки на первоначальный файл, вы должны сохранить его прежде, чем можно будет осуществить связь с ним.

3. В меню Edit выберите Copy Drawing.

Даже если вы завершили работу с Visio, не закрывайте его. Чтобы внедрить или связать рисунок, другая программа нуждается в некоторой информации, которая будет получена быстрее, если Visio все еще запущен.

4. Покажите документ, в который вы хотите внедрить или связать рисунок Visio.

5. Выберите команду, используемую той программой для включения или связывания объектов.

Для внедрения, обычно это команда Paste в меню Edit. Для связывания, это может быть команда Paste Special или другая команда, специфическая для этой программы. Подробнее см. документацию OLE для этой программы.

Для обеспечения полей вокруг рисунка, вы можете увеличить область копии Visio, создавая прямоугольник, который закрывает желаемую область.

Чтобы связать или внедрить большую область рисунка:

1. В Visio нарисуйте прямоугольник, включающий нужную область для внедрения или связи.

2. Сделайте прямоугольник прозрачным применив к нему стиль закраски None или установив его за шейпами командой Send To Back из меню Shape.

3. Если вам не нужна рамка вокруг рисунка, сделайте ее невидимой, применив стиль None к линии прямоугольника.

4. В меню Edit выберите Select All, затем Copy или щелкните по кнопке Copy на панели инструментов.

Даже если вы закончили работу с Visio, не закрывайте его. Чтобы включить шейпы, другая программа нуждается в некоторой информации, которая будет быстрее получена, если Visio все еще запущен.

5. В другой программе, покажите документ, в который вы хотите включить шейпы.

6. Выберите команду, обычно в меню Edit, используемую программой, для включения объектов в документы.

Обычно это команда Paste, но может быть Paste Special, Paste Object или команда, используемая только в данной программе. Подробнее, см. OLE документацию этой программы.

Вы можете также расширить область вокруг вложенных шейпов Visio или вокруг полного рисунка: в меню Edit выберите Drawing Page, затем выберите Size & Scale. Введите значения высоты и ширины рисунка в окне Drawing Size.

Если вы редактируете объект Visio на месте, вы можете увеличить область рисунка, перемещая управляющую точку на рамке.

Примечание. Чтобы связать несколько шейпов, выберите нужные шейпы (используя Shift+щелчок), затем связывайте их с другой программой.

Если программа поддерживает OLE, вы можете внедрить объект в Visio. Внедренный объект не сохраняет связи с первоначальным файлом, так что изменения в оригинале, не затрагивают объект внедренный в рисунок Visio.

Для внедрения объект другой программы в рисунок Visio:

1. Откройте документ, который содержит нужную информацию, в окне своей программы.

2. В документе, выберите информацию, которую вы хотите включить в рисунок Visio.

3. Выберите команду, используемую той программой для переноса данных в буфер.

Обычно это команда Copy в меню Edit.

4. Покажите рисунок, в который вы хотите включить объект в окне Visio.

5. В меню Edit выберите Paste или щелкните кнопкой Paste на панели инструментов.

Visio вставляет информацию из буфера в рисунок как объект. Объект будет помещен в центр изображения, но вы можете выбирать и перемещать его точно так же, как шейп Visio.

Связанный OLE объект может быть обновлен автоматически каждый раз, когда открывается рисунок или только когда вы явно запрашиваете обновление. Каждый раз, когда связь обновляется, изменения, сделанные в объекте в первоначальном файле, появляются в документе, связанном с файлом.

Чтобы связать файл с рисунком:

1. Сохраните первоначальный файл.

Так как связь состоит из ссылки на первоначальный файл, вы должны сохранить его прежде, чем сможете осуществить связь с ним.

2. В первоначальном файле, выберите информацию, нужную вам в рисунке Visio.

3. Выберите команду, используемую в программе OLE объекта, для размещения информации в буфере.

Обычно это команда Copy в меню Edit.

4. Покажите рисунок Visio, с которым вы хотите связать файл.

5. В меню Edit выберите Paste Special.

6. В диалоговом окне Paste Special выберите Paste Link.

7. Щелкните OK.

Большинство программ размещает информацию в буфере в нескольких форматах, чтобы сделать информацию пригодной для большого количества программ. Когда вы вставляете информацию из буфера в программу, используется один из возможных форматов.

Однако, вам может понадобиться использовать другой формат. Например, вы захотите вставить что-то как двоичный образ, или метафайл Windows, вместо внедрения его в рисунок. Вы можете вставить информацию из буфера в специфическом формате, используя команду Paste Special вместо Paste.

Для вставки информации из буфера в специфическом формате:

1. Скопируйте нужную информацию в буфер.

2. Покажите рисунок Visio, в который вы хотите вставить информацию.

3. В меню Edit выберите Paste Special.

4. В окне Paste As выберите желаемый формат.

5. Щелкните OK.

В зависимости от приложения объекта OLE в виде иконок могут показываться объекты или файлы, связанные или встроенные командой Object. Вы можете получить файл, появляющийся в виде иконки, устанавливая флаг Display As Icon в диалоговом окне Object.

В качестве альтернативы вырезанию или копированию и вставке, вы можете перетаскивать один или несколько шейпов из одной программы в другую. Когда шейпы Visio находятся в другой программе, с ними обращаются как с одним объектом. Вы можете использовать этот метод только в случае, если и OLE объект и OLE контейнер поддерживают OLE 2. При перетаскивании объекта вы не используете буфер и не воздействуете на информацию, хранящуюся там. Когда вы перетаскиваете объект из одной программы в другую, он будет внедрен, связан или вставлен в программу контейнер, в зависимости от того, какую клавишу вы нажимаете при перетаскивании объекта и какие форматы поддерживает другая программа.

Для переноса объекта Visio в другое приложение:

1. Придерживайте клавишу Shift, когда вы переносите объект из Visio в программу-контейнер.

Объект будет вложен в контейнер и удален из Visio. Если вы не хотите удалять объект из Visio, выберите Undo из меню Edit после переноса объекта.

Для копирования объекта Visio в другое приложение:

1. Нажмите клавишу Ctrl, когда вы переносите объект из Visio в программу-контейнер.

Объект будет вложен в контейнер, но не удален из Visio.

Для связывания объекта Visio с другим приложением:

1. Выберите объект.

2. Нажимая кнопку мыши при переносе объекта Visio в программу-контейнер, придерживайте клавиши Ctrl и Shift.

Примечание. Вы не можете переместить объект в файл Visio только для чтения, и не можете перенести мастер-шейп с трафарета в другое приложение, удаляя его из трафарета. Тем не менее, вы можете скопировать мастер-шейп из трафарета в другое приложение.

В зависимости от действия с файлом: перемещение, копирование, или соединение, указатель мыши изменяется, показывая действие. Указатель мыши также изменяется, показывая, поддерживает ли программа внедрение или связывание.

Вид указателя:

вырезание и вставка – обычная стрелка;

копирование и вставка копии – стрелка с символом плюс;

связывание – стрелка с символом равно;

невозможность связи или встраивания – перечеркнутый круг.

Чтобы редактировать внедренный или связанный объект:

1. Выберите объект для редактирования.

2. В меню Edit в Visio выберите команду для редактирования объекта.

Обычно это команды <OLE объект> Edit.

Проще вы можете выбрать объект для редактирования двойным щелчком по объекту на рисунке.

Windows вызывает программу OLE объект и показывает объект в окне программы. Если объект связан, программа открывает первоначальный файл, содержащий объект.

Вам может понадобиться разорвать связь между объектом в рисунке и другим файлом. Возможно вам нужно передать кому-то рисунок без связанных файлов, или информация в связанном файле установилась и вам не нужно больше модернизировать объект в рисунке. Вы можете разорвать связь между объектом и файлом, отменив связь.

Чтобы разорвать связь между рисунком и другим файлом:

1. В меню Edit выберите Links.

2. В диалоговом окне Links выберите разрываемую связь.

3. Щелкните Break Link.

Visio конвертирует объект в рисунке в метафайл Windows и отказывается от ссылки на первоначальный файл.

Примечание. Вы можете также разорвать связь между объектом и первоначальным файлом, преобразовывая объект в группу Visio. Обычно преобразование объекта в метафайл уменьшает размер файла рисунка.

Для создания нового объекта другим приложением:

1. В меню Insert выберите Object.

2. В диалоговом окне Insert Object выберите Create New.

3. Из списка Object Type выберите тип создаваемого объекта, затем щелкните OK.

Visio вызовет приложение для создания объекта.

4. Создайте нужный объект.

5. В меню File приложения выберите Exit.

Чтобы создать объект из файла:

1. В меню Insert выберите Object.

2. В диалоговом окне Object выберите Create From File.

3. Установите флаг Link, если вы хотите связать файл с рисунком Visio.

4. Введите путь и имя файла в окне. Можно также щелкнуть Browse, затем выбрать нужный путь и файл.

5. Щелкните OK.

Вы можете редактировать вложенный объект Visio не покидая программы-контейнера OLE 2. При редактировании объекта Visio специальный набор меню и инструментов Visio временно заменяет большинство меню и средств управления в активном окне,

Для редактирования вложенного объекта Visio на месте:

1. В программе-контейнере, щелкните дважды на вложенном объекте.

Появляется специальный набор меню Visio.

3. Щелкните за пределами рисунка для завершения редактирования на месте.

Примечание. Вы не можете редактировать на месте объект, вложенный в Visio.

Вы можете экспортировать определенные шейпы или страницу рисунка Visio в другой документ, используя команду Save As. Когда вы используете Save As для экспорта страницы, команда Save As не затрагивает текущий документ.

Для экспорта шейпа или рисунка в другой формат файла:

1. Для экспорта страницы покажите экспортируемую страницу.

Для экспорта определенных шейпов, выберите экспортируемые шейпы. (Используйте Shift+щелчок для выбора нескольких шейпов.)

2. В меню File выберите Save As.

3. В окне Save As выберите нужный формат.

4. В окне File Name введите имя файла.

5. Щелкните Save.

Visio экспортирует шейпы или страницу в выбранном вами формате. Вы можете использовать файл в любой программе, которая может читать файлы в этом формате.

Примечание. Вы можете использовать Visio, чтобы конвертировать файл из одного формата в другой, импортируя файл в Visio, а затем экспортируя его в желаемом формате.

Когда вы импортируете файл, его содержимое появляется в центре изображения. Однако, вы можете выбирать и перемещать объект точно так же как любой другой шейп Visio.

Для импортирования файла в рисунок Visio:

1. В меню Insert выберите Picture.

Фильтры импорта, установленные с Visio определяют типы файлов, которые вы можете импортировать.

2. В списке File Type выберите нужный формат.

Visio покажет файлы в этом формате. Если нужного файла нет в списке, измените папку с просматриваемыми файлами.

3. В окне File Name выберите нужный файл.

В зависимости от типа импортируемого файла Visio может попросить вас выбрать параметры, которые влияют на изображение файла.

Примечание. Вы можете также конвертировать ABC FlowCharter и CorelFlow файлы в Visio, используя команду Open в меню File. Если у вас Visio Technical, вы можете конвертировать в формат Visio файлы AutoCAD.

После того, как вы вставите OLE объект в рисунок Visio или импортируете картинку, вам, вероятно, захочется подстроить ее изображение. Может понадобиться увеличить или уменьшить объект или оставить только часть его. При вставке объекта в рисунок Visio, он сначала имеет тот же самый размер, что и в первоначальной программе.

Для настройки объекта вы можете:

- изменить размер объекта;

- удалить части или расширить границы объекта;

- панорамировать объект, перемещая его внутри границ.

Для изменения объекта другой программы:

1. Выберите объект инструментом указатель.

2. Тяните точку селекции, пока объект не примет нужный размер.

При перемещении угловой точки объект изменяется пропорционально. При перемещении точки на стороне объект увеличивается или уменьшается по горизонтали или вертикали.

Для обрезки объекта другой программы:

1. В меню поворота и обрезки выберите инструмент обрезки.

2. Выберите объект.

3. Тяните точку селекции, пока объект не примет нужный размер.

Показывается только часть объекта, однако Visio сохраняет весь объект, так что при желании вы можете обрезать его по-другому.

Хотя вы не видите отрезанные части объекта, они все еще присутствуют в рисунке и занимают память, в том числе и при печати. Для более эффективной печати, пробуйте все-таки изменить размеры объекта вместо его обрезки.

Для панорамирования объекта другой программы:

1. В меню поворота и обрезки выберите инструмент обрезки.

2. Укажите внутри объекта и нажмите левую кнопку мыши.

3. Тяните, пока объект не переместится внутри рамки в нужную позицию.

Вы можете быстро послать рисунок Visio по электронной почте программой, поддерживающей протокол Messaging Application Program Interface (MAPI) или Common Messaging Call (CMC).

Для посылки рисунка почтой:

1. Если файл рисунка открыт, в меню File выберите Send.

Если почтовая программа не была запущена, она запустится, затем появится почтовое сообщение, содержащее иконку Visio и имя файла.

2. Адресуйте сообщение, добавьте сопровождающую информацию и пошлите почтовое сообщение обычным образом.

Чтобы посмотреть присланный по почте файл Visio:

1. Откройте почтовое сообщение, затем дважды щелкните по иконке Visio.

Вы можете просмотреть все связи рисунка и обновить связи вручную или автоматически. Если Visio не может найти файл для обновления связи, вы можете изменить ссылку на файл на корректную.

Чтобы просмотреть связи между рисунком и другими файлами:

1. В меню Edit выберите Links.

Для изменения связи:

1. В диалоговом окне Links выберите связь, подлежащую изменению.

2. Чтобы заставить Visio автоматически обновить связь, выберите Automatic. Если вы хотите обновить связь командой Links, выберите Manual.

3. Если нужно изменить связь, щелкните Change Source и выберите ссылку на новый файл в диалоговом окне Change Source.

4. Завершив просмотр и изменение связей, щелкните OK в диалоговом окне Change Source, затем щелкните Close в диалоговом окне Links.

Вы можете в любое время вручную или автоматически обновить связи, используя команду Links.

Для ручного обновления связей:

1. В меню Edit выберите Links.

2. Выберите обновляемую связь.

3. Щелкните Update Now, затем Close.

Вы можете передать данные из диаграммы Visio в поля базы данных Lotus Notes. Каждое поле в Lotus Notes, которое вы хотите заполнить данными Visio, основано на окне Properties диаграммы, шейпе или пользовательской формуле.

Примечание. Убедитесь, что поля в обеих программах имеют в точности то же имя.

Для записи информации из Visio в Lotus Notes:

1. В Lotus Notes установите поля, которые вы хотите заполнять данными из Visio. Запишите имена этих полей, потому что вы будете использовать их в Visio.

2. В Visio откройте шаблон рисунка.

3. Если поле Lotus Notes не основано на окне Properties диаграммы, добавьте шейпы, которые будут связаны с полями Lotus Notes.

4. Выберите один из шейпов, который должен быть ассоциирован с полем Lotus Notes, затем выберите Special в меню Format и запомните ID шейпа (будет использован на шаге 9).

Закончите этот шаг для каждого шейпа, который будет связан с полем Lotus Notes.

5. В меню Insert выберите Lotus Notes Fields.

6. В секциях Field Name и Direction введите имя поля в точности соответствующее имени поля, определенному в Lotus Notes.

7. Установите флаг Write To Notes.

8. В секции Data Type выберите тип данных, которые вы будете передавать: Text, Time или Number.

9. Если вы установили Text в Data Type, введите ID, полученный на шаге 4 в окно Shape ID. Данные, записываемые Lotus Notes могут быть именем шейпа, текстом, введенным в шейп, или данными, введенными в шейп в окне Special (в меню Format). Если вы выбрали Time или Number, введите пользовательскую формулу в окне Custom Formula. Подробнее см. Использование пользовательских формул в полях.

10. Щелкните Add, затем OK.

Для записи информации из окна Properties Visio в Lotus Notes:

1. В базе данных Lotus Notes используйте имена полей из окна Properties Visio, чтобы автоматически включать туда информацию Visio.

Поля окна Properties: Title, Subject, Creator, Keywords и Descriptions.

Вы можете читать информацию из полей базы данных Lotus Notes и показывать ее в диаграмме Visio. Вы можете также использовать данные полей Lotus Notes в формулах.

Примечание. Вам может понадобиться защитить шейп Visio, в котором вы размещаете информацию Lotus Notes, чтобы пользователи не могли ее редактировать.

Чтобы читать информацию Lotus Notes и показывать ее в Visio:

1. В Lotus Notes установите поля, нужные вам в Visio. Убедитесь, что вы запомнили имена этих полей, так как вы будете их потом использовать в Visio.

2. В Visio установите шаблон рисунка.

3. В меню Insert выберите Lotus Notes Fields.

4. В секции Field Name and Direction введите имя поля, которое в точности соответствует имени, определенному вами в Lotus Notes.

5. Установите Read From Notes.

6. В секции Data Type выберите тип данных: текст (Text), время (Time) или число (Number).

Для числа выберите единицы измерения, чтобы пользователь знал, как интерпретировать число. Например, номер может представлять дюймы или сантиметры; различие для пользователя может быть очень существенно.

7. Щелкните Add, затем OK.

8. Следуйте одной из процедур, которые или вставят поле Lotus Notes в шейп как поле или вставят его в шейп-лист шейпа.

Чтобы вставить поле Lotus Notes в шейп как текстовое поле:

1. Добавьте шейп, в который вы хотите вставить данные Lotus Notes.

2. Выберите шейп.

3. Дважды щелкните на шейпе, чтобы открыть текстовый блок, затем установите точку ввода туда, где вы хотите вставить информацию.

4. В меню Insert выберите Field.

5. В секции Category выберите Lotus Notes Field. В секции Field выберите определенное поле Lotus Notes. В секции Format выберите желаемый способ отображения данных, затем щелкните OK.

Данные передаются между Visio и Lotus Notes когда программа запускается, так что всякий раз, когда вы открываете файл рисунка Visio, эти поля будут получать данные из вставленных полей Lotus Notes.

Для вставки поля Lotus Notes в шейп-лист шейпа:

1. В меню Window выберите Show ShapeSheet.

2. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить поле Lotus Notes.

3. Разместите точку ввода в формуле, выберите Function в меню Insert.

4. В секции Select Function выберите LOTUSNOTES, затем щелкните OK.

5. В области редактирования для “notename” введите имя поля Lotus Notes.

Данные передаются между Visio и Lotus Notes когда программа запускается, так что всякий раз, когда вы открываете файл рисунка Visio, шейп-лист будет получать данные из Lotus Notes.

При записи информации Visio в Lotus Notes

Любое поле “Write To Notes” может возвращать вычисления, если вы выберите Number, затем введете формулу в Custom Formula. В следующем примере “sheet.1” – план стен офиса. Размеры плана в дюймах. Формула умножает ширину на длину, затем делит на 144, чтобы получить площадь офиса.

=sheet.1!Width*sheet.1!Height/144"

При чтении информации из Lotus Notes и показе ее в Visio

Всякое поле “Read From Notes” может быть использовано в формуле. Например, в базу данных планировки Lotus Notes, вы можете включить размеры каждого рабочего места. Тогда в Visio, вы можете включить данные Lotus Notes в формулу шейпа стен чтобы автоматически устанавливать их размер по точным измерениям, введенным в Lotus Notes.

В этом примере шейп-лист стен включил бы следующую информацию, где “width” и “height” – имена полей Lotus Notes.

Width LOTUSNOTES(“width”)

Height LOTUSNOTES(“height”)

При этом было бы неплохо защитить шейп, чтобы пользователь не мог изменить его размер и стереть формулу.